Assistant de direction H/F

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

La Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise est compétente en matière de politique de déplacement, voirie, parcs et aires de stationnement, pour le compte des 73 communes qui la composent.

Notamment, la direction des mobilités assure la création d’aménagements et d’équipements intéressant les mobilités (aménagements cyclables, bornes de recharge électrique, arrêts de bus, sites propres bus, passerelles…), la définition et l’évolution de services de mobilité relevant de ses compétences (réseau de bornes de recharge, offre de vélos et trottinettes en libre-service, parcs de stationnement, autopartage…), et la participation à la définition et à l’évolution des services de mobilité relavant d’IDFM (réseau de bus, tramway T13, offre ferroviaire…). La direction de projet EOLE assure, d’une part, le réaménagement des pôles d’échanges multimodaux relevant des futures gares du RER E, et d’autre part, le développement de projets d’aménagement urbain à proximité de certaines de ces gares.

Nous recrutons pour ces 2 directions dès à présent un assistant de direction H/F. Rejoignez nous !

Vous serez le véritable pivot de l’information et un soutien de l’action des équipes dans ses dimensions administratives et dans son quotidien (suivi des formations, relais RH, ...).

📝 Vos missions principales seront :

En pilotage direct :

Gestion des flux entrants et sortants au sein des 2 directions

• Réceptionner les flux entrants via différents canaux (courriers, mails, appels téléphoniques, …),
• Vérifier et relire les courriers et mails,
• Assurer le suivi des parapheurs,
• Elaborer un outil de suivi opérationnel.

Gestion administrative de l’activité

• Assister l’équipe au quotidien (suivi des congés, demandes de remboursement des frais de déplacement, …),
• Organiser des réunions ou évènements pour le compte de l’équipe,
• Gérer l’agenda des 2 directeurs,
• Elaborer les documents et procédures internes nécessaires au bon fonctionnement des équipes,
• Rédiger des documents et mettre en forme,
• Assurer la bonne gestion de l’information, le classement et l’archivage des documents,
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité de la direction,
• Assurer le lien et la coordination avec les autres services.

Assistance aux contrats, conventions, actes administratifs et subventions

• En appui aux équipes, participer au pilotage, à la rédaction, à la gestion et au  suivi des contrats, conventions et actes administratifs (délibérations, décisions, arrêtés…) et leur intégration au logiciel métier,
• Assurer le suivi et la coordination avec la Direction des supports décentralisés (marchés, subventions, délibérations…)
• En particulier auprès de la direction des mobilités : Traitement des sollicitations des usagers 
• Réceptionner les sollicitations des usagers (signalements, réclamations, demandes d’information, suggestions…),
• Proposer et rédiger les réponses,
• En cas de besoin, contacter les usagers par téléphone pour préciser leur demande et leur apporter une réponse ;
• Le cas échéant, rediriger les sollicitations vers les équipes opérationnelles compétentes.