Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs (H/F)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

La Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne a été créée dans le souci de renforcer à la fois la proximité opérationnelle des directions métiers et la vision stratégique, le pilotage et la veille assurés les directions ressources. Au sein de l’unité Gestion administrative rattachée à la DSD Vie Quotidienne, le Chargé des Actes administratifs et des financements extérieurs (H/F) est placé sous l’autorité du responsable de l’unité. 
L’unité Gestion administrative assure les fonctions administratives de l’ensemble des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), à savoir :  
-    La direction de la Voirie ;
-    La direction des Bâtiments et Equipements Communautaires ;
-    La direction de l’Energie ;
-    La direction de la Maîtrise des Déchets ;
-    La direction de la Maîtrise d’Ouvrage.

Les activités du Chargé des actes administratifs et des financements extérieurs (H/F) consistent à rédiger, relire, contrôler et centraliser les actes administratifs ainsi qu’à appuyer au montage des dossiers de demande de financements extérieurs, puis à déposer les demandes de versements et soldes selon les règles et les attendus en termes de délai et de qualité, imposés par les financeurs. Pour ce faire, le/la titulaire du poste sollicite les pilotes des directions opérationnelles pour obtenir les informations et documents nécessaires et l’appui du réfèrent subvention du service financements externes des projets en charge de la DGA VQ.
La bonne exécution de ces missions doit permettre au titulaire du poste (H/F) d’anticiper et d’informer les interlocuteurs appropriés sur les difficultés qui pourraient apparaître et les accompagner à leur résolution. Son intervention auprès des différents interlocuteurs doit permettre de présenter des actes administratifs consolidés et rendre possible le versement effectif des financements extérieurs au bénéfice de la CU.
Le titulaire du poste (H/F) doit veiller à alimenter soigneusement les outils et suivre les process en vigueur afin de permettre une gestion administrative rigoureuse de son périmètre d’activité. Ainsi, le titulaire du poste (H/F) assure le reporting régulier auprès du responsable de l’unité Gestion administrative et l’alerte en anticipation des difficultés qui pourraient apparaître. Il est force de proposition pour accompagner leur résolution. Il assure également le reporting auprès du service Financements externes des projets qui consolide les informations au niveau de la Communauté urbaine. 
La réussite de ses missions tient notamment à la qualité et à la transversalité des échanges avec l’ensemble des interlocuteurs, internes à la Communauté urbaine (en particulier au sein des services de la DSD mais aussi auprès des chargés d’opérations, des directions ressources et métiers, …) et externes (financeurs, TP, …) ainsi qu’à l’anticipation des échéances.

📝 Vos missions principales seront :

Rédaction des actes administratifs :
-    Rédiger ou relire et contrôler les actes administratifs de la DGA VQ : décisions, arrêtés, délibérations selon les procédures internes et le calendrier annuel des instances, en lien avec les directions opérationnelles et le service des Assemblées.
-    Centraliser les actes administratifs, les gérer dans l’outil (Oxyad) et les suivre à l’aide de tous les outils partagés

Participation au pilotage global des financements extérieurs :
-    Participer activement aux revues portées par le service Financements externes des projets, et notamment en lien avec la Feuille de route annuelle financements extérieurs.
-    Participer à l’élaboration du rétroplanning de financements externes, assurer son suivi et communiquer auprès des interlocuteurs ayant intérêt dès la notification.
-    Participer à l’élaboration et au suivi de l’exécution budgétaire des financements extérieurs en lien fonctionnel avec le service Budget et comptabilité de la DGA VQ et le service Financements externes des projets.

Appui au montage des dossiers de demande de financements extérieurs :
-    Participer à l’identification des projets ou opérations qui feront l’objet de demande de financements extérieurs en lien avec le service Financements externes des projets et les directions opérationnelles dans le cadre du travail d’accompagnement mené au fil de l’eau.
-    Appuyer et centraliser les dossiers de demande de financements extérieurs en collaboration avec les différents interlocuteurs appropriés (pilotes ou chargés d’opérations, services de la DSD ou service Financements externes des projets) : préparation, complétude avant envoi des dossiers.
-    Rédiger les actes administratifs nécessaires aux dossiers.

Suivi global des financements extérieurs :
-    Assurer un suivi administratif et financier (avancement des projets, demandes de versements d’acomptes ou de soldes, montants versés, validité des conventions…), remonter les éventuels écarts en termes de délais ou de montants.
-    Assurer le suivi et le reporting des financements extérieurs à percevoir par les outils appropriés.
-    Assurer la communication sur les rétroplannings et les actions associées.
-    S’assurer de la complétude des dossiers avant clôture.

Demandes de versements des financements extérieurs :
-    Solliciter les interlocuteurs adéquats en interne (opérationnels ou financiers) pour finaliser les dossiers (pièces techniques et financières) de demande de versements.
-    Participer à la réalisation et transmettre aux financeurs les bilans dans les délais impartis, en respectant le formalisme.
-    Saisir les engagements de recettes et joindre les pièces annexes, selon les process en vigueur.
-    Remettre la notification de versement aux services opérationnels et financiers concernés.
-    Préparer l’état des dépenses mandatées en vue de l’intégration dans le portail démarches-simplifiees puis la signature de la Trésorerie.

Activités associées ou connexes :
-    Réaliser des activités en soutien à l’équipe de l’unité en fonction des nécessités et impératifs (délais) et/ou complémentaires en fonction des actualités de la direction sur demande de sa hiérarchie.