Responsable de l'unité administration et patrimoine automobile (F/H)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Au sein de la Direction des Moyens Généraux et plus particulièrement du service du Parc automobile, vous êtes responsable de l’unité administrative et du suivi patrimonial des matériels roulant – à moteur - de la Communauté urbaine.

A ce titre vous êtes garant de la bonne gestion administrative des véhicules de la flotte automobile et d’un point de vue patrimonial, vous êtes l’administrateur fonctionnel du logiciel Automotive.

Placé sous l’autorité du chef de service du parc automobile, vous managez l’unité administrative (4 agents) et coordonnez la gestion administrative du parc automobile en collaboration avec les autres personnels administratifs et techniques du parc automobile. 

📝 Vos missions principales seront :

Gestion patrimoniale du parc auto automobile :

-    Assurer la gestion patrimoniale du matériel roulant du parc automobile de la CU ;
-    Assurer l’administration du logiciel AUTOMOTIVE ;
-    Tenir à jour les données patrimoniales du parc automobile sur les outils de gestion et de contrôle (attribution des véhicules, incrémentation de nouveaux agents, changement de lieux de stationnement, etc.) ;
-    Résoudre les problèmes de fonctionnement courant des pools d’autopartage ;
-    Être le correspondant privilégié de la DSI et de la société éditrice du logiciel AUTOMOTIVE pour suivre et résoudre les dysfonctionnements constatés ;
-    Être le référent pour l’élimination des véhicules à éliminer et responsable du montage des dossiers.

Gestion administrative du parc automobile :

-    Assurer la mise en œuvre et le suivi de la mise à disposition des véhicules de service (distribution, des clefs, carnet de bord, …) ;
-    Centraliser et traiter après validation les demandes de prêt de véhicules ;
-    Mettre à jour quotidiennement le tableau de bord de suivi des véhicules ;
-    Gérer les sinistres en liaison avec le service assurance et le service utilisateur ;
-    S’assure le l’assurance effective des véhicules avec le service assurance ;
-    Gérer la délivrance des cartes grises en lien avec la préfecture ;
-    Créer et mettre à jour les dossiers d’information sur le parc de véhicule ;
-    Centraliser et traiter les informations, les difficultés des utilisateurs et transmettre l’information ; 
-    Assurer la gestion administrative des pools ;
-    Gérer les opérations de réservation des véhicules ;
-    Procéder aux opérations d’archivage de tous les documents relatifs aux véhicules.

Suivi budgétaire :

-    Organiser et suivre les dépenses avec le CBC (de façon mensuelle) ;
-    Assurer le suivi des bons de commande des factures et des opérations de service fait ;
-    Mettre à jour le tableau de bord de suivi des bons de commande ;
-    Assurer les opérations d’archivage des bons de commande et des factures.

Management de l’unité :

-    Manager et coordonner l’activité de l’unité (4 agents) pour assurer la bonne exécution des missions du service ;
-    Rédiger les comptes-rendus des réunions de service.