Responsable d'unité gestion administrative (F/H)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Au sein de la Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne, le responsable d’unité Gestion administrative (H/F) a la responsabilité d’une unité créée dans le souci de renforcer à la fois la proximité opérationnelle des directions métiers et la vision stratégique, le pilotage et la veille dans les directions des domaines supports.

Le responsable d’unité appuiera le directeur dans le pilotage et la mise en œuvre de la Direction des Supports Décentralisés sur le périmètre des activités qui lui sont confiées, à savoir les fonctions administratives de l’ensemble des directions opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne (hors Cycle de l’eau), à savoir :  
-    La direction de la Voirie ;
-    La direction des Bâtiments et Equipements Communautaires ;
-    La direction de l’Energie ;
-    La direction de la Maîtrise des Déchets ;
-    La direction de la Maîtrise d’Ouvrage.

Le responsable d’unité encadrera une équipe composée au total de cinq agents et sera garant de leurs activités couvrant en matière de gestion des actes administratifs, des conventions (et du suivi financier afférent), des financements extérieurs et des recettes opérationnelles de la DGA Vie Quotidienne.
Ses principales missions s’organisent autour de quatre axes : la mise en œuvre des orientations stratégiques de la DGA Vie Quotidienne, le pilotage des activités, le management du service ainsi que l’encadrement et coordination du travail de l’équipe.

Le responsable d’unité (H/F) assure le reporting régulier auprès du directeur des Supports Décentralisés Vie Quotidienne (H/F) et l’alerte en anticipation des difficultés qui pourraient apparaître. Il accompagne leur résolution.
Le responsable d’unité (H/F) pourra aussi avoir la charge de missions dans d’autres domaines spécifiques à la DSD liés à la gestion administrative de la DGA Vie Quotidienne.
La réussite de ses missions tient notamment à la qualité des échanges avec l’ensemble des interlocuteurs, internes à la Communauté urbaine (tant au sein de l’ensemble des directions de la DGA Vie Quotidienne qu’auprès des directions ressources et en particulier du secrétariat général ou encore du service financements externes des projets) et externes (communes, entreprises,…) ainsi qu’à l’anticipation des échéances.

📝 Vos missions principales seront :

Assistance administrative de la DGA Vie Quotidienne :

-    Répondre aux questions administratives des services de la DGA Vie Quotidienne.
-    Garantir une assistance à la DSD Vie Quotidienne sur des dossiers spécifiques.
-    Rédiger ou relire des documents administratifs à destination de sa hiérarchie pour la DGA Vie Quotidienne (courriers, actes administratifs…).
-    Participer activement à la sécurisation des actes de la DGA Vie Quotidienne.
-    Proposer des solutions pratiques et adaptées aux problématiques administratives rencontrées spécifiquement au sein de la DGA Vie Quotidienne.
-    Assurer une veille prospective, sectorielle et territoriale en matière de gestion administrative de services techniques.

Collaborations stratégiques et transversales :

-    Mettre en œuvre les orientations stratégiques liées à la gestion administrative établies par les directions ressources.
-    Mener une démarche pédagogique auprès des directions métiers : sensibilisation des équipes et formalisation de procédures opérationnelles en matière de gestion administrative en cohérence et conformes à celles des directions ressources.
-    Contribuer activement à une collaboration étroite et quotidienne avec les autres services de la DSD pour consolider et fluidifier les procédures administratives, juridiques et financières décentralisées.
-    Contribuer activement à une collaboration étroite avec les directions métiers et les directions ressources pour développer des pratiques administratives harmonisées, fluides et optimisées.

Management de l’unité :

-    Définir la feuille de route de ses équipes en lien avec les orientations stratégiques de la DSD et de la DGA Vie Quotidienne.
-    Proposer et faire appliquer les procédures et les actions correspondant aux attentes et besoins de sa hiérarchie, des directions métiers et ressources.
-    Coordonner et harmoniser les outils d’aide à la décision (tableaux de bords, de suivi …) de l’unité.
-    Accompagner le changement.

Encadrement et coordination du travail de l’unité :

-    Organiser, coordonner, suivre et sécuriser le travail de son unité.
-    Manager et piloter les ressources humaines de son unité.
-    Apporter un appui technique aux agents.
-    Assurer le reporting de l’activité de l’unité en étant le garant de la bonne gestion administrative de la DGA Vie Quotidienne de manière transversale.