Chargé de Passation et exécution financière des opérations (H/F)

La Direction des Supports Décentralisés (DSD) de la DGA Vie Quotidienne a été créée dans le souci de renforcer à la fois la proximité opérationnelle des directions métiers et la vision stratégique, le pilotage et la veille assurés les directions ressources. Au sein du service Appui opérationnel à la Commande Publique, le Chargé de Passation et exécution financière des opérations (H/F) est placé sous l’autorité du/de la responsable du service Appui opérationnel à la Commande Publique au sein de la Direction des Supports Décentralisés de la DGA Vie Quotidienne. 

Le Chargé de Passation et exécution financière des opérations (H/F) assure la gestion et le suivi financier des marchés publics et des conventions financières des opérations qui lui sont confiées en lien avec la DMOA (direction disposant d’une expertise opérationnelle en matière d’aménagement des espaces publics) et la DBEC (et plus précisément de son service « conduite d’opérations »). Cela inclut de garantir la complétude des éléments nécessaires aux paiements et émissions de titres de recettes, en collaboration avec la direction des finances. 

Le titulaire du poste (H/F) veille également à établir les états d’acomptes et DGD, tout en entretenant des relations avec les maîtres d’œuvre et entreprises pour les questions de facturation.
Le Chargé de Passation et exécution financière des opérations (H/F) participe activement à la préparation et au suivi des marchés publics, en lien avec les services opérationnels et la direction de la Commande publique. En lien très étroit et en appui aux responsables de projet responsables de leurs opérations, il/elle appuie ainsi la DAJCP pour veiller à la régularité des procédures. Ses missions incluront la relecture des pièces administratives, la supervision des procédures de passation et le suivi administratif et juridique des marchés (ordre de service, etc.).
Par ailleurs, le titulaire du poste (H/F) contribue à l’élaboration et au suivi budgétaire, à la PPI, et à la gestion des AP/CP en collaboration avec les équipes concernées.

Le Chargé de Passation et exécution financière des opérations (H/F) apporte également son expertise en matière de veille juridique et financière, en conseillant les chefs de projet des directions DMOA et DBEC sur les aspects liés aux marchés de travaux et de prestations intellectuelles et leur exécution financière, en tant que référent des deux directions (DMOA et DBEC) en matière de passation et de suivi des marchés publics et d’exécution financière des opérations.

📝 Vos missions principales seront :

Gestion des contrats relevant de la Commande Publique de moins de 40k€ HT et marchés subséquents sans remise en concurrence
-    Analyser les besoins, définir les stratégies d'achat et estimer les montants des contrats en lien avec les services opérationnels. 
-    Rédiger les documents contractuels et les documents administratifs associés conformément aux modèles, procédures et aux outils partagés (dont SI achat). 
-    Gérer les consultations : lancer, négocier, attribuer, notifier aux titulaires dans le respect des obligations réglementaires et les procédures internes. 
-    Suivre l’exécution financière des contrats en veillant au respect du non-dépassement de leur montant.
-    Gérer le tableau de bord de suivi dédié.

Accompagnement à la passation des contrats relevant de la Commande Publique de plus de 40k€ HT en lien avec la DAJCP
-    Analyser les besoins, définir les stratégies d'achat et estimer les montants des marchés en lien avec les services opérationnels. 
-    Programmer et suivre la passation des contrats de la DGA VQ (liés à des opérations), y compris dans le cadre de la PPI, grâce à des outils de pilotage (dont le SI achat) et des tableaux de bord consolidés. 
-    Suivre les fiches de lancement des marchés.
-    Sécuriser les éléments financiers et juridiques des contrats avec la Direction des Finances et la DAJCP.
-    Assurer une relecture de l’ensemble des pièces du DCE finalisées pour garantir leur cohérence.
-    Accompagner les opérationnels dans l’analyse des offres.

Exécution administrative et financière des contrats relevant de la Commande Publique et de leurs conventions accessoires
-    Faire les engagements comptables des dépenses et des recettes, saisir, éditer et mettre en signature les bons de commande et engagements après vérification de la disponibilité des crédits.
-    Suivre l’exécution des marchés publics, tenue des dossiers (OS, situations, DGD, avenants, …).
-    Gérer les déclarations de sous-traitance : mise en signature, ajustement des engagements et notification au titulaire.
-    Contrôler les factures et les situations transmises par le Service Finances (validation du Service Fait après avis des chefs de projet, établissements des états d’acompte, des certificats de paiement, calcul des révisions de prix, des actualisations, cautionnements, retenues de garantie, …). 
-    Superviser financièrement (montants et quantités contractuels) les marchés via des tableaux de bord.
-    Harmoniser les pratiques administratives définies par la DAJCP : appliquer ou décliner les modèles et procédures établis au sein du service.
-    Accompagner les opérationnels dans le suivi de l’exécution contractuelle (y compris précontentieux) : assurer la conformité des prestations, gérer les pénalités, et entretenir les relations avec les partenaires.
-    Transmettre les pièces administratives, techniques et juridiques à la gestion des contentieux par la DAJCP et suivre l’exécution des jugements.

Suivi du budget, des AP/CP et de la PPI de la DMOA et de la DBEC
-    Participer de manière active au suivi du budget, des AP/CP et de la PPI de la DMOA et de la DBEC en lien avec le pilote d’activité de la direction, la Direction des Finances et le service Budget et Comptabilité : état d’avancement périodique des consommations de crédits, etc…

Interface et veille juridique
-    Pour les opérations confiées, être le référent des directions ressources et autres services de la DSD. 
-    Assurer une mission de conseil et d’expertise auprès des chefs de projets sur les sujets relatifs aux marchés et finances publiques.
-    Suivre annuellement une formation relative à la veille juridique relative aux marchés (travaux / prestations intellectuelles…).

Activités associées ou connexes
-    Assurer le reporting des activités par le biais de tableaux de bord et des outils du service.
-    Réaliser des activités en soutien à l’équipe du service en fonction des nécessités et impératifs (délais) et/ou complémentaires en fonction des actualités de la direction sur demande de sa hiérarchie.