APPRENTISSAGE - Agent d'accueil, courrier et information aux usagers (H/F)

🚀 Ce que l'on te propose :

L’unité relations aux usagers est rattachée au service courrier et information aux usagers.

Dans le cadre de sa politique d’accueil et de la gestion des courriers et téléservices, l’unité assure des missions d’information aux publics.

Les outils mis en œuvre au sein de l’unité sont adaptés en continu pour améliorer la qualité du service en lien avec la montée en puissance du numérique.

Tu intégreras une équipe de 9 personnes affectées par alternance sur les deux sites administratifs de GPS&O : Aubergenville et Magnanville. Ces sites sont référencés comme sites d’accueil des publics pour tous les domaines de compétences de la Communauté urbaine.

🎯 Tes missions :

• Assurer un accueil téléphonique et physique des usagers ;
• Traiter les démarches arrivées par les canaux numériques ;
• Assurer le traitement du courrier à différentes étapes (réception, correction, affranchissement et envoi) ;
• Contribuer au développement et à l’amélioration des procédures de l’unité.

🛠️ Ce que tu feras au quotidien :

Tu seras accompagné.e par Véronique, responsable de l’unité relations aux usagers :

Accueil physique et téléphonique 

• Tu accueilleras les publics sur les sites administratifs ;
• Tu orienteras et conseilleras les publics vers le service compétent ou le canal de communication adapté en fonction de l’urgence et/ou des priorités ;
• Tu traiteras et suivras les demandes ;
• Tu assureras la gestion de l’affichage interne lié à la mission d’accueil ;
• Tu assureras la gestion de la documentation mise à disposition du public ;
• Tu assureras la saisie des données de l’activité et des demandes des usagers.

Traitement des courriers

• Tu assureras le traitement du courrier reçu ;
• Tu utiliseras le logiciel de dématérialisation du courrier Maarch pour garantir la traçabilité et le traitement du courrier (réponse et envoi du courrier) ;
• Tu contrôleras l’orthographe, la syntaxe et la mise en page des courriers ;
• Tu participeras à l’acheminement du courrier

Gestion relation usagers

• Tu traiteras et suivras les démarches dématérialisées via l’outil de gestion relation usagers ;
• Tu assureras la saisie des données de l’activité et des demandes des usagers.