Assistante de Direction (F/H)

La Direction de l'Energie est composée de 3 pôles qui assurent au quotidien les missions de la direction, à savoir, le suivi des réseaux de chaleur, le management de l’énergie (gestion et développement) et l’animation et la coordination d’actions en faveur de la transition énergétique auprès des habitants. 
Vous assurez l’assistance du directeur sur l’ensemble des missions de la direction ainsi qu'au sein de la Direction de l'appui à l'action environnemental.
Vous assurez la gestion et l’organisation de l’agenda des directeurs.
Vous avez en charge la centralisation des échanges avec les directions au sein de la DGA vie quotidienne, les autres directions de la communauté urbaine, et les partenaires externes. 
Vous assurez la gestion administrative quotidienne des deux directions, notamment les courriers interne et externe via l’outil de suivi mis à disposition (Maarch). 
Vous mettez en place les indicateurs de suivi de l’activité des deux directions et assurez également la saisi des tableaux de bord budgétaire. 

📝 Vos missions principales seront les suivantes :

Assistance auprès des deux directeurs :
-    Gérer et organiser l’agenda ;
-    Rédiger des notes et des courriers ;
-    Suivre l’activité de deux directions.

Organiser et planifier les réunions :
-    Rédiger les ordres du jour en concertation avec les directeurs ;
-    Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements des deux directions ;
-    Préparer les documents avant les réunions ;
-    Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus.

Gestion administrative :
-    Assurer un suivi régulier du classement des documents contractuels, convention, instances (conseil etc..) ;
-    Tenir à jour des tableaux de bords budgétaire, (saisi d’informations) ;
-    Tenir à jour les tableaux de suivi d’activité des deux directions.

Communication interne :
-    Être l’interlocuteur privilégié avec la direction des Ressources Humaine pour les agents des deux directions ;
-    Assurer la communication avec les directions internes notamment DSD sur le suivi administratif des dossiers des deux directions.