Chargé de planification du parc automobile (F/H)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Au sein de la Direction des Moyens Généraux, affecté au service du Parc automobile, le chargé de planification a pour mission principale d’anticiper, de planifier, d’organiser et de programmer toutes les interventions sur les véhicules de la Communauté urbaine (opérations d’entretien, de réparation, contrôles réglementaires etc.) en liaison directe avec le responsable de l’unité et du chef de service du parc auto qui donne les orientations et les priorités.

Véritable coordinateur de l’activité :
•    Il traite toutes les demandes d’interventions reçues de la part des agents de la CU à travers les appels téléphoniques, les appels Teams et les courriels ;
•    Il anticipe toutes les visites périodiques obligatoires (contrôles techniques, anti-pollution, levage) afin d’avoir des véhicules toujours aptes à circuler sur la voie publique ; 
•    Il planifie les interventions d’entretien, de dépannage, de réparation en liaison avec les garages partenaires et les centres de contrôles dont il est un des interlocuteurs privilégiés ;
•    Il est responsable des prises de rendez-vous ;
•    Il demande au service comptabilité l’édition des bons de commande pour la réalisation des travaux planifiés ;
•    Il assure un suivi très précis, au moyen de tableaux de bord, de l’état d’avancement des réparations, révisions et des visites périodiques obligatoires.

Faisant partie intégrante de l’unité administrative et patrimoine du parc automobile, il doit être en mesure de suppléer de manière ponctuelle un des gestionnaires administratifs si besoin.

📝 Vos missions principales seront :

Planification des interventions :

-    Planifier les interventions d’entretien, de dépannage, de réparation ;
-    Traiter toutes les demandes d’interventions courantes ou urgentes ;
-    Anticiper toutes les visites périodiques obligatoires (contrôles techniques, anti-pollution, levage etc.) ;
-    Prendre les rendez-vous et demander les devis auprès des garages partenaires et des centres de contrôles ;
-    Demander et suivre l’édition des bons de commande pour la réalisation des travaux planifiés ;
-    Assurer un suivi de l’avancement des travaux et réparations ;
-    Accueillir et répondre aux demandes des collaborateurs.

Gestion des immobilisations / réservations
-    Gérer les opérations d’immobilisation des véhicules sur le logiciel Optimum-Automotive suite aux interventions programmées ;
-    Gérer les réservations sur l’agenda de réservation et assurer le suivi des véhicules en prêt ;
-    Centraliser et traiter, après validation, les demandes de prêt de véhicules ;
-    Assurer la mise à disposition des véhicules de prêt ainsi que leur suivi (distribution des clefs, carnet de bord, état des lieux …).

Gestion administrative du parc automobile
-    Mettre à jour quotidiennement le tableau de bord de suivi des interventions ;
-    Mettre à jour les dossiers d’information sur le parc de véhicule (Optimum-Automotive et tableau de bord) ;
-    Centraliser et traiter les informations, les difficultés des utilisateurs et transmettre l’information.

Gestion de situation 
-    Assurer de manière mensuelle un point de situation avec les partenaires ;
-    Participer au reporting interne et faire remonter les pistes d’amélioration ;
-    Participer au convoyage de véhicules si besoin.