Chargé des Assemblées - Secrétariat général (H/F)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 437 400 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Le Secrétariat général de la Communauté urbaine assure des fonctions transversales et structurantes pour l’administration comme pour l’organisation territoriale.

Au sein du Secrétariat général, le service des Assemblées, poursuit notamment les missions suivantes :  

       👉 Sécuriser sur le fond et la forme les actes administratifs, en lien avec le service juridique et les services émetteurs

       👉 Organiser les séances des instances communautaires

       👉 Respecter la législation en matière de publication et d’archivage

Sous la responsabilité du chef de service et en étroite collaboration avec la gestionnaire des Assemblées, le Chargé des Assemblées développe des compétences en matière de rédaction administrative et d’organisation, avec une maîtrise minimale en matière juridique et de l’environnement public local.

📝 Vos principales missions seront :

Gestion des instances communautaires :

- Constituer des dossiers papiers pour le Conseil et le Bureau communautaires, soumis à la relecture du Secrétaire général, du Président, de la Directrice générale des services et de la Directrice de Cabinet

 - Mettre en signature la lettre de convocation et les ordres du jour des instances et renseigner le registre

- Participer à l'organisation matérielle des séances du Conseil communautaire : organisation et plan de salle, établissement de la feuille d’émargement, accueil et émargement des élus, installation matérielle, information des élus et intervenants, prise en compte des pouvoirs

Gestion des actes administratifs :

- Assurer une relecture de 1^er niveau des projets de délibérations, décisions et arrêtés (fond : articles toujours en vigueur et en rapport avec l’acte, etc), proposer des corrections

- Envoyer aux services les corrections à effectuer et les demandes d’information, collecter et vérifier les retours des corrections, saisir et formaliser les documents

- Mettre en parapheur pour signature des décisions et arrêtés et assurer la gestion des retours

- Renseignement du tableau de suivi des actes et attribution d'un numéro d'ordre

- Télétransmettre des actes au contrôle de légalité

- Restituer les actes aux services traitants

Contribution au bon fonctionnement du service des assemblées :

- Participer aux réunions de suivi avec la société prestataire OXYAD

- Utiliser les logiciels OXYAD et FAST

- Participer aux réunions du service des assemblées,

- Prendre en compte les courriels reçus sur la boîte fonctionnelle des Assemblées et assurer le traitement

- Archiver les dossiers des Assemblées

- Assurer d’autres tâches connexes

📌SPECIFICITES DU POSTE :

Le poste nécessite le sens du service public, une grande rigueur, un bon relationnel, tout en respectant les circuits décisionnels et informationnels.