RENFORT - Assistant administratif - Mission Coordination territoriale (H/F)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 424 510 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Dans le cadre de l’organisation de la Conférence territoriale en mai 2025, un renfort administratif temporaire est nécessaire afin de permettre à la Directrice de la Mission coordination territoriale et son équipe de dégager la disponibilité exigée pour la préparation de cet évènement.

En qualité d’assistant, vous avez en charge le suivi administratif de l’activité globale de la Coordination territoriale, en lien étroit avec la Directrice, et en appui de l’ensemble de l’équipe.

 📝 Vos missions principales seront :

👉 Prendre en charge la gestion administrative de la Conférence territoriale :

-   Gérer le planning des réunions de travail

-   Assurer la gestion documentaire

-   Effectuer les demandes de devis et le suivi comptable

-   Veiller à la relecture et à la mise en forme des documents

-   Assurer le suivi des inscriptions

-   Participer à l’installation et à l’accueil/information le jour de l’évènement

👉 Assurer un suivi administratif transversal pour la Coordination territoriale :

-     Apporter un appui administratif dans le suivi de plusieurs dossiers notamment le déploiement de l’offre de services aux communes et le suivi des organismes

-     Veiller au respect des plannings et effectuer les relances nécessaires auprès des services, des communes et/ou des élus 

-   Effectuer les demandes de devis et le suivi comptable

-   Renseigner des tableaux de suivi des activités du service 

-   Gérer les commandes de fournitures

👉 Organiser et planifier les réunions de la Coordination territoriale

-   Organiser, planifier et gérer la logistique des rendez-vous, réunions et évènements (Conférence des Maires, réunions des DG-SG, réunions des réseaux professionnels, réunions de travail et rdv de la Directrice, etc…)

-   Préparer les documents avant les réunions 

-   Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

👉 Assurer le suivi quotidien des boîtes mails de la Coordination territoriale

-   Assurer une lecture quotidienne de tous les messages, avec une réponse ou une redirection vers les personnes chargées d’y répondre

-   Veiller au suivi des réponses apportées