Assistant de direction - Secrétariat général (H/F)

Née en 2016 sur les deux rives de la Seine, notre jeune Communauté urbaine rassemble 73 communes du nord des Yvelines et un peu plus de 424 510 habitants. Le territoire de GPS&O conjugue dynamisme industriel, innovation économique et qualité de vie grâce à un équilibre entre biodiversité et aménagements urbains. Une identité que nous portons fièrement dans nos missions de service public au quotidien et dans nos projets futurs ! Nous recherchons des collaboratrices et des collaborateurs passionnés qui ont envie de travailler en équipe et de s’investir de façon concrète pour ce territoire et ses habitants.

Le Secrétariat général est composé de deux services (Assemblées et Courrier-archives-info usagers) et de six missions (Coordination territoriale, qualité de service aux usagers et aux communes, DATA, maîtrise des risques, RGPD-PRADA, CODEV). Il conduit des missions transversales au bénéfice de l’ensemble des directions. Il joue également un rôle d’interface avec les partenaires extérieurs et en premier lieu avec les communes.

En qualité d’Assistant du Secrétaire général, vous avez en charge l’organisation et la planification de l’activité de ces deux services et ces quatre missions.

 📝 Vos missions principales seront :

Organiser la vie professionnelle du Secrétaire général

- Accueillir physiquement et téléphoniquement les correspondants et visiteurs

- Gérer l’agenda, l’emploi du temps et les temps forts

- Être l’interface et le relais entre le Secrétariat général et les directions

Organiser et planifier les réunions

- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le Secrétaire général

- Organiser, planifier et gérer la logistique des réunions et évènements

- Préparer les documents avant les réunions

- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

- Organiser la Conférence des maires

Suivre les projets et les activités du Secrétariat général

- Rédiger et mettre en forme les documents administratifs

- Gérer et suivre le courrier du Secrétariat général (entrant et sortant) 

- Suivre l’évolution de certains dossiers sensibles ou importants traités par le Secrétariat général

- Contrôler les documents (internes et externes) et leurs circuits de validation

- Préparer, gérer et suivre l'exécution budgétaire du service

- Renseigner les tableaux de suivi des activités du service

- Saisir des données et utiliser des logiciels spécifiques

📌SPECIFICITES DU POSTE

- Pour sa présence hebdomadaire et ses congés, l'assistante s'accordera avec celle de la Mission coordination territoriale.

- L’assistante participe aux Conférences des maires et peut être amenée ponctuellement à participer aux séances du Conseil communautaire.