Assistant administratif - Direction de la voirie (H/F)

Au sein de l’unité administrative de la Direction de la voirie, l’assistant administratif se verra principalement confier des missions d’appui à la préparation et au suivi des actes administratifs, conventions, subventions et recettes ainsi qu’aux marchés publics relevant de la Direction voirie. L’assistant administratif sera placé sous l’autorité de la responsable de l’unité administrative. Il travaillera en soutien de la responsable et en lien avec une gestionnaire subvention et recettes, une gestionnaire marchés public et une assistante en charge du suivi de certaines conventions.

Les missions seront les suivantes :

Appui à la préparation et la transmission des rapports, notes, courriers et des actes administratifs :

•   Préparer des documents et des actes administratifs 
•    Mettre en forme des rapports, notes, courriers, décisions et délibérations conformément aux modèles et process établis 
•    Assurer le suivi des dossiers pour permettre une mise en exécution rapide 
•  Enregistrer les pièces validées/signées dans les outils communs et prévenir les interlocuteurs de la finalisation du process

Appui à la préparation et le suivi des conventions avec les communes et les financeurs :

•  Assurer l’assistanat pour une bonne gestion des dossiers en veillant à suivre les process, renseigner les outils communs 
• Extraire les bons de commande et les factures pour permettre l’établissement des attestations de mandats payés (subventions et recettes) 
• Faire préparer les éléments permettant l’établissement des factures, les engagements et/ou les titres, selon les process et outils en vigueur (conventions avec les communes) 
• Editer des plans

Appui au suivi des marchés publics :

•     Faire signer et transmettre les déclarations de sous-traitance, les révisions de prix et les notifications
•   Faire enregistrer les marchés auprès du service finances