Assistant administratif - Direction de la voirie (H/F)

Date de clôture de la campagne : 31/01/2024
MISSIONS

Au sein de l’unité administrative de la Direction de la voirie, l’assistant administratif se verra principalement confier des missions d’appui à la préparation et au suivi des actes administratifs, conventions, subventions et recettes ainsi qu’aux marchés publics relevant de la Direction voirie. L’assistant administratif sera placé sous l’autorité de la responsable de l’unité administrative. Il travaillera en soutien de la responsable et en lien avec une gestionnaire subvention et recettes, une gestionnaire marchés public et une assistante en charge du suivi de certaines conventions.

Les missions seront les suivantes :

Appui à la préparation et la transmission des rapports, notes, courriers et des actes administratifs :

  •   Préparer des documents et des actes administratifs 
  •    Mettre en forme des rapports, notes, courriers, décisions et délibérations conformément aux modèles et process établis 
  •    Assurer le suivi des dossiers pour permettre une mise en exécution rapide 
  •  Enregistrer les pièces validées/signées dans les outils communs et prévenir les interlocuteurs de la finalisation du process

Appui à la préparation et le suivi des conventions avec les communes et les financeurs :

  •  Assurer l’assistanat pour une bonne gestion des dossiers en veillant à suivre les process, renseigner les outils communs 
  • Extraire les bons de commande et les factures pour permettre l’établissement des attestations de mandats payés (subventions et recettes) 
  • Faire préparer les éléments permettant l’établissement des factures, les engagements et/ou les titres, selon les process et outils en vigueur (conventions avec les communes) 
  • Editer des plans

Appui au suivi des marchés publics :

  •     Faire signer et transmettre les déclarations de sous-traitance, les révisions de prix et les notifications
  •   Faire enregistrer les marchés auprès du service finances

 

PROFIL

Niveau BEP ou Bac

Expérience en collectivité et/ou EPCI

Connaissance de l’environnement territorial

Connaissance des outils informatiques (Microsoft 365) 

Connaissance des règles comptables et budgétaires 

Capacité d’appropriation de logiciels métiers

Compétences organisationnelles : rigueur, autonomie et méthode 

Compétences rédactionnelles 

Capacité d’adaptation

Esprit d’analyse 

Qualité relationnelle (internes et externes) et esprit d’équipe

Sens de la discrétion

Réactivité

Pragmatisme

INFOS PRATIQUES
Cadre d'emploi : Adjoints administratifs territoriaux (Catégorie C)
Temps de travail hebdomadaire : 39h00 (25 CA et 23 ARTT)
AUTRES
Lieu(x) de travail : Magnanville
Autres informations : La Communauté urbaine vous propose : - Différentes formules de télétravail possibles et espaces de co-working à disposition - Parking gratuit, forfait mobilité durable sous conditions, - Carte restaurant avec contribution employeur de 60%, - Possibilité de souscrire à une mutuelle et prévoyance avec participation employeur, - Prestations sociales, culturelles et sportives CNAS (Centre National d’Action Sociale) - Environnement 100% cloud - Politique de développement des compétences - Engagements : plan d’égalité femmes/hommes, apprentissage, handicap, - Qualité de vie au travail : Moment de convivialité, mise en place d’un baromètre de la QVCT - Rémunération attractive sur étude individualisée Tous nos postes sont ouverts, à compétence égale, aux personnes bénéficiant d’une reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH).
Chèque-déjeuner : Oui
Adhésion au CNAS : Oui
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